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Was bedeutet Präsenz-Management?

Das "Managen" von Präsenzen bedeutet im Wesentlichen, die aktuelle Erreichbarkeit einer Person für andere sichtbar und für eine verbesserte Kommunikation nutzbar zu machen. Denn oft scheitert eine effiziente Kommunikation im Unternehmen daran, dass die Mitarbeiter keine Informationen über die momentane Verfügbarkeit ihrer Kollegen haben.

Informationen sinnvoll nutzen

Ein Präsenz-Management-System zeigt diese Information in Echtzeit an. Dabei werden alle Informationsquellen berücksichtigt, die Auskunft über die aktuelle Erreichbarkeit eines Mitarbeiters geben können, wie z. B.:

  • Kalendereinträge im Outlook
  • Der Status am PC (ist jemand an- oder abgemeldet?)
  • Der Status der Telefonleitung (befindet sich jemand gerade im Gespräch?) 
  • Manuelle Einstellung in einer UC-Software (abwesend, abwesend)

Ausgezeichnetes Präsenz-Management von estos

Bereits seit 2003 ist Präsenz-Management Bestandteil der estos Software. Die Nutzung von Präsenz-Informationen in Echtzeit unterstützt Unternehmen dabei, ihre interne und externe Kommunikation zu verbessern. Zuletzt wurde die Unified Communications & CTI Software Suite ProCall 6 Enterprise aufgrund des enthaltenen Präsenz-Managements als "Winner" beim German Innovation Award 2018 in der Kategorie "Information Technologies" ausgezeichnet. Diese Auszeichnung unterstreicht auch die Bedeutung, die Präsenz-Management als strategischer Erfolgsfaktor für Unternehmen einnimmt. Denn es bildet eine wertvolle Grundlage für kommende, digitale Geschäftsmodelle und zukunftsfähige Kommunikationslösungen.

Präsenz-Management als Voraussetzung für den Arbeitsplatz der Zukunft

Der Arbeitsplatz der Zukunft wird flexibler. Immer mehr Unternehmen ermöglichen ihren Mitarbeitern, von zuhause aus zu arbeiten. Auch hier bietet ein Präsenz-Management den Vorteil, dass die Kollegen im Home Office auf einen Blick die Verfügbarkeiten ihrer Kollegen im Unternehmen und anderes herum einsehen können. So ist bereits im Vorfeld klar, ob ein Anruf zustande kommen kann oder ob aufgrund der aktuellen Erreichbarkeit ein anderer Kommunikationsweg zielführender ist. Telefoniert ein Kollege, kann ein Chat mit der Bitte um Rückruf geschickt werden. Befindet er sich in einem Termin, lässt sich schnell einsehen, ab wann der Kollege wieder erreichbar ist. Um flexible Arbeitsplatz- und Arbeitszeitmodelle einzuführen, bildet ein Präsenz-Management-System die Grundlage, um eine standortübergreifende effiziente Kommunikation zu gewährleisten. Ist das Präsenz-Management Teil einer Unified Communications (UC) Software, profitiert ein Unternehmen neben der besseren Einsicht von Erreichbarkeiten von weiteren Vorteilen.

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Präsenz-Management als Grundlage digitaler Kundenansprache

Mit der Möglichkeit, direkt und jederzeit mit potentiellen Interessenten und Kunden über die eigene Unternehmenswebseite in Kontakt zu treten, entsteht für Unternehmen ein neuer, digitaler Kommunikationskanal. Dieser wird weiter an Bedeutung gewinnen. Durch das integrierte Präsenz-Management schlägt z. B. der LiveChat 2 als eingeblendetes Webseiten Widget auf einer Produktseite dem Interessenten einen aktuell verfügbaren und geeigneten Ansprechpartner des Unternehmens vor. Per Text, Audio oder Audio/Video Chat kann der Interessent sofort und ohne viel Aufwand mit dem Mitarbeiter des Unternehmens über die Webseite in Kontakt treten und z. B. offene Fragen klären. Weitere Informationen zum Präsenz-Management finden Sie hier.

Präsenzmanagement