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Computer Telefonie Integration (CTI)

Steuern Sie Ihr Telefon direkt über den PC

Der Begriff Computer Telefonie Integration (CTI) beschreibt die Vorgehensweise, wenn Sie mithilfe von installierter Software auf Ihrem PC Ihr Telefon am Arbeitsplatz direkt steuern können. CTI-Funktionen vereinfachen Ihre tägliche Arbeit, indem wiederkehrende Aufgaben wie z. B. das Abtippen einer Telefonnummer nicht mehr händisch erfolgen müssen. Stattdessen wählt Ihr Telefon nach Drücken einer bestimmten Taste auf Ihrer Tastatur selbst. Durch die vielfältigen CTI-Funktionen steht Ihnen insgesamt mehr Zeit für andere Aufgaben zur Verfügung. Potentielle Fehlerquellen werden zudem reduziert. 

Warum setzen Unternehmen auf CTI?

Das Telefon ist nach wie vor eines der wichtigsten Kommunikationsmittel für Unternehmen. Deshalb achten immer mehr Geschäftsführer darauf, die Zeit, die ihre Mitarbeiter am Telefon verbringen, so effizient wie möglich zu gestalten. Mit einer Software, die Computer Telefonie Integration bietet, können viele Funktionen für die tägliche Telefonie genutzt werden.  Die Steuerung des Telefons mittels PC spart Zeit, die wiederum für andere Aufgaben genutzt werden kann. Fehlerquellen werden durch das Wegfallen manueller Tätigkeiten reduziert. 

Was ist Computer Telefonie Integration?

Im Büroalltag geht es darum, häufig wiederkehrende Arbeitsschritte zu erleichtern, Fehlerquellen zu minimieren und benötigte Informationen rechtzeitig zur Verfügung zu haben. Ein Beispiel: Telefonnummern, die man bereits am Bildschirm sieht, müssen manuell in die Telefontastatur eingegeben werden. Vertippt man sich dabei auch noch, dauert es schnell bis zu 30 Sekunden, bevor der Anruf überhaupt begonnen werden kann. Passiert dies öfter an einem Arbeitstag, summiert sich diese Zeit schnell. 

Computer Telefonie Integration verbindet die Informations-Technologie mit der Telekommunikation. Der Nutzer kann dadurch das Telefon mit dem PC steuern. Per Mausklick nimmt er z. B. Telefonate an, beendet sie oder leitet sie weiter. Potentielle Fehlerquellen (wie "Vertippen") entfallen, da der Nutzer eine Nummer z. B. auf einer Internetseite lediglich markiert und den Wahlvorgang nur noch anstoßen muss.

 

 

Die Funktionen im Einzelnen

  • Wählen, Annehmen, Auflegen
  • Abweisen, Verbinden, Weiterleiten
  • Rückfrage, Makeln, spontane Konferenz
  • Anrufe von Kollegen übernehmen
  • Makeln dann Transfer

  • Anklopfen / Zweitanruf
  • Anrufumleitung konfigurieren
  • Rufnummern als Favoriten
  • Wähltastatur mit DTMF-Unterstützung
  • Telefonnummern per Hotkey wählen

ProCall - Unified Communications und CTI Software für Unternehmen
Mehrplatz

Ab einer Mitarbeitergröße von fünf Personen steigt die Notwendigkeit, sich miteinander auszutauschen, Informationen über die jeweiligen Verfügbarkeiten einzusehen und sich zu vernetzen. ProCall Enterprise ist hierfür ideal geeignet. Die Unified Communications & CTI Software Suite für kleine und mittelständische Unternehmen kann Plattform-unabhängig und Geräte-übergreifend genutzt werden und bietet native Clients für Windows, macOS, iOS und Android. ProCall Enterprise bietet Funktionen wie Präsenz Management, Screen Sharing, Integration mit Bluetooth, Instant Messaging und WebRTC-basierte Audio/Video Chats.

 

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Einzelplatz

Auch Selbstständige, Freiberufler oder Vertriebsverantwortliche in kleinen Unternehmen können ihre tägliche Telefonie effizienter gestalten, indem sie sich Computer Telefonie Integration zu Nutze machen. ProCall One bietet ihnen hierfür viele Komfortfunktionen (CTI) für die tägliche Telefonie. Weitere Möglichkeiten wie z. B. eine Smartphone Integration via Bluetooth, Kontaktdatensuche und -management, Gesprächsjournal, Anrufplanung sowie die Einbindung von Web Applikationen (z. B. Microsoft CRM) für den Windows PC runden die Funktionen von ProCall One ab. Das Produkt ist für die Integration mit Microsoft Outlook und IBM Notes optimiert.

 

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MetaDirectory - eine sinnvolle Erweiterung zur CTI Software

Dank CTI-Funktionen wird die tägliche Telefonie vereinfacht. Durch Verwendung des MetaDirectory wird eine weitere Verbesserung erzielt. Bei einem eingehenden Anruf werden dann bereits im Unternehmen vorhandene Informationen über den Anrufer in einem aufgehenden Gesprächsfenster angezeigt. Dadurch kann sich ein Mitarbeiter schon vor Gesprächsbeginn einen ersten Überblick über den Anrufer verschaffen, ihn z. B. direkt mit Namen begrüßen und die Informationen für den weiteren Gesprächsverlauf nutzen. 

Durch die Anbindung des MetaDirectory an die Unified Communications und CTI Software Suite ProCall Enterprise werden bereits bei Anrufeingang die im Unternehmen verfügbaren Informationen zum Anrufer angezeigt. Zudem können Mitarbeiter in ihrem ProCall Client nach Kontaktdaten suchen und so Informationen schneller finden.   

 

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Geschäftsprozessintegration für maximale Wertschöpfung

Wird die Kommunikationslösung, die auch CTI-Funktionen bietet, mit anderen führenden Anwendungen im Unternehmen, wie CRM-, ERP- oder speziellen Branchenprogrammen verbunden, entstehen zusätzliche wertvolle Mehrwerte. So stehen bei Anrufeingang  wichtige Informationen aus anderen Programmen, wie offene Rechnungen, anstehende Termine oder Kundenklassifizierung zur Verfügung. Ein MItarbeiter kann unmittelbar aus dem Gesprächsfenster in die passende Anwendung wechseln und z. B. direkt eine Bestellung initiieren. So müssen die Mitarbeiter eines Unternehmens nicht mehr während des Gespräches zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln und können sich primär auf den Anrufer und sein Anliegen konzentrieren. 

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