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Unified Messaging

Applikationen für Unified Messaging (UM) gestalten die Kommunikation im Unternehmen effektiver. Sie vereinen alle Nachrichtenarten unter einer Oberfläche, der Nutzer bedient diese mit lediglich einem Client. Er muss sich nicht mehr überlegen, wen er auf welchem Weg erreichen möchte und welches Endgerät er hierzu benötigt. 

Was ist Unified Messaging

Die tägliche Büroarbeit besteht zu einem Großteil aus dem Austausch von Informationen. Diese werden per E-Mail, Fax oder Kurznachricht übermittelt. Um alle Kommunikationsmedien nutzen zu können, muss der Mitarbeiter hierzu Telefon mit Anrufbeantworter, PC mit E-Mail Möglichkeit, Faxgerät und Handy zur Verfügung haben. Oder das Unternehmen setzt eine Unified Messaging- Software ein - dann kann der Mitarbeiter alle Kommunikationsmöglichkeiten am PC bedienen und verwalten.

Unified Messaging ist ein Konzept zur Organisationsstruktur und vereint alle Nachrichtenarten unter einer Oberfläche. Der PC wird für den Benutzer zum universellen Endgerät, alle Nachrichten werden über eine einzige, integrierte, server-basierte Plattform aufgesetzt und abgewickelt. Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, Unified Messaging zu realisieren: als eigenständigen Kommunikationsserver mit eigenem Client oder als Add-On Software zu einem bereits bestehenden Messaging oder Groupware System wie Microsoft Exchange oder IBM Domino.

 Als Add-On Software ergänzt Unified Messaging den vorhandenen Server um Funktionen für Fax, Voice, SMS und mobilen Zugriff. Zum Versand und Empfang der Nachrichten nutzt die UM Software die vorhandene Struktur und Architektur inklusive Message Transfer Agent, Datenbanken und Messaging Clients. 

Unified Messaging Bausteine
Faxserver

Ein Faxserver ermöglicht es, Faxe direkt vom PC Arbeitsplatz aus zu versenden und ebenso dort zu empfangen. Je nach im Unternehmen eingesetzter TK-Anlagentechnologie kann der Faxserver auf ISDN oder VoIP basieren. Darüber hinaus ist die Integration des Kommunikationsmediums Fax in die Geschäftsprozesse ein wesentlicher Vorteil gegenüber dem herkömmlichen Faxgerät. Faxdokumente, beispielsweise Rechnungen oder Bestellungen, können ohne den Umweg „Scanner“ im ERP- oder CRM-System abgelegt werden. Ebenso können direkt  aus dem ERP- oder CRM-System Faxe initiiert werden, entweder durch den Nutzer oder automatisiert. Ein Beispiel: Unterschreitet der Lagerbestand eines Artikels eine bestimmte Mindestanzahl und wird dies im ERP System erfasst, kann dies zu einer automatisch abgesetzten Faxbestellung führen. Die Rückmeldung, dass die Nachricht angestoßen wurde, erhält der jeweils als zuständig hinterlegte Mitarbeiter. 

Voicemail

Die Möglichkeit, Voicemails zu empfangen und zu versenden, bietet mehrere Vorteile: Genutzt als softwarebasierter Anrufbeantworter werden die hinterlassenen Nachrichten im Messaging Client zugestellt.  Mittels Kopfhörer, Telefon oder Lautsprecher kann der Empfänger die Nachricht abhören. Dann kann er sie weiterleiten und gegebenenfalls mit einem Kommentar versehen, speichern, archivieren oder löschen. Ebenso kann der Nutzer bequem am PC mittels Telefon eigene Sprachnachrichten  generieren und an einzelne Personen oder Verteilerlisten persönlich oder automatisiert schicken.  Beispielsweise kann dies im Fall von Alarmmeldungen zum Einsatz kommen. So können entsprechende Mitarbeiter über Wasserpegelstände oder ähnliches informiert werden und passende Maßnahmen einleiten. Der Absender der Nachricht erhält Informationen darüber, wer erreicht wurde und wer nicht. 

SMS – Short Message Service

Kurznachrichten über den Messaging Client abwickeln - das bietet der SMS Baustein. Damit können Client/Server-basiert Kurznachrichten direkt mit dem Arbeitsplatz PC versendet und empfangen werden.  Ebenso können Kurznachrichten analog zu Sprachnachrichten für Alarmmeldungen eingesetzt werden.  Darüber hinaus ermöglicht es der SMS-Dienst, dass Informationen des Posteingangs regelbasiert und automatisch für mobile Nutzer unterwegs zur Verfügung gestellt werden. Beispielsweise können Nachrichten im Posteingang von einem bestimmten Absender an eine Mobilnummer weitergeleitet werden. 

Weitere Funktionen

Große Unternehmen oder Konzerne mit verteilten Standorten haben andere Anforderungen als kleine und mittelständische Firmen. Möglichkeiten zur Ausfallsicherheit und Hochverfügbarkeit sowie sinnvolle Routing Optionen, beispielsweise für Least Cost Routing, optimieren den Einsatz von Unified Messaging für Unternehmen mit verteilten Standorten. Komplettpakete mit Installationsroutinen und einfachster Anwendung bieten kleinen und mittelständischen Firmen Unified Messaging angepasst auf Ihren Bedarf.  

Unified Messaging und All-IP

Die Telekom stellt das öffentliche Telekommunikationsnetzwerk von ISDN auf VoIP um.  Damit müssen Unternehmen, die nicht bereits eine IP-PBX im Einsatz haben, ihre TK-Anlage entsprechend umrüsten oder austauschen, damit diese nach außen entsprechend VoIP abbilden kann. Für Unified Messaging und hier im Wesentlichen für die Faxfunktion relevant sind die internen Schnittstellen und Protokolle: Eine flexible und standardbasierte UM-Software unterstützt die jeweilige Möglichkeit, entweder ISDN- oder IP-basiert.