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ixi-UMS Enterprise als Faxserver
Fax senden und empfangen mit ixi-UMS Enterprise

 

Mit ixi- UMS Enterprise haben Sie die Möglichkeit Faxnachrichten zu versenden und zu empfangen. ixi-UMS Enterprise integriert sich in bestehende Messaging Strukturen wie Microsoft Exchange, IBM Domino oder andere Messaging System die SMTP unterstützen.

Für Sie als Anwender hat das den Vorteil, dass alle Faxnachrichten in Ihrem gewohnten E-Mail Client (Microsoft Outlook, IBM Notes, Thunderbird,......) verwaltet werden.

Der Dienst Fax des ixi-UMS Enterprise Servers kann allein genutzt werden (reiner Faxserver) oder als Teil eines Unified Messaging Systems, bei dem die Dienste Fax, Voice, SMS und Mobile Abfrage durch ixi-UMS Enterprise in ein Messaging System integriert werden.

Mit einem Faxserver können Sie Ihre Unternehmenskommunikation vereinfachen. Jeder Mitarbeiter der den Faxdienst nutzt, bekommt eine eigene Faxrufnummer die mit dem jeweiligen Mitarbeiter Postfach "verknüpft" ist. Eine Faxnachricht "landet" direkt im E-Mail Postfach. Wege zu einem stationären Faxgerät entfallen. Das Faxdokument liegt direkt als PDF Format  in Ihrem Postfach und kann ohne "Papier" angesehen und weiter verarbeitet werden. Wenn für Unterlagen ein Dokument benötigt wird, kann die Faxnachricht problemlos ausgedruckt werden. 

Beim Versenden sparen Sie auch mehrere Arbeitsschritte. Sie können direkt aus dem E-Mail Client ein Faxnachricht versenden, als Text der zusätzlich mit Dateianhang. Optional können Sie über einen Fax-Druckertreiber Faxnachrichten direkt aus Windows Programmen die über eine Druckfunktion verfügen über Ihren E-Mail Client versenden. Ein Ausdruck des Dokumentes und der Weg zum stationären Faxgerät zum Versenden des Faxdokumentes fallen weg. 

Ein kleiner Überblick über die wesentlichen Faxfunktionen, die ixi-UMS Enterprise den Benutzern am Arbeitsplatz zur Verfügung stellt.

Faxempfang

  • Zustellung von eingehenden Faxen an den Benutzer direkt in sein Postfach
  • Zugriff auf Faxe im Posteingang ist von unterwegs genau so möglich wie bei E-Mails
  • Stellvertretungs- und Abwesenheitsregeln können im E-Mail Programm auch für eingehende Faxe genutzt werden

 

Faxversand

 

  • Faxversand direkt vom Arbeitsplatz von Dokumenten einfach per E-Mail-Datei-Anhang
  • Versand von Faxmitteilungen aus CRM und ERP Anwendungen
  • Fax-Verteiler können analog zu E-Mail Verteilern genutzt werden
  • Faxversand-Reports (erfolgreich, besetzt, Nummer falsch) erhalten Sie in Ihrem Posteingang

Zusätzlich stellen die optional auf dem Client Arbeitsplatz installierbaren ixi-UMS Client Tools weitere Funktionen zur Verfügung:

Faxversand über Fax-Drucker: Die ixi-UMS Client Tools stellen den Benutzern am Arbeitsplatz einen Faxdrucker zur Verfügung. Beim Drucken über den ixi-UMS Faxdrucker wird die Datei bereits als E-Mail mit Datei-Anhang aufbereitet. Die Adressierung nehmen Sie dann einfach im An-Feld Ihres E-Mail Clients vor.

Autofax-Funktion für Microsoft Word: Noch einfacher geht der Faxversand von Word-Dokumenten: hier bieten die ixi-UMS Client Tools eine Autofax-Funktion an. Sie erstellen Ihr Fax-Dokument, schreiben im Dokument die Faxnummer hinter einem festgelegten Kürzel (z.B. Fax:) und wählen das ixi-UMS Add-In "Autofax". Damit wird das Dokument automatisch - ohne dass Sie noch extra im E-Mail Client eine Empfänger-Adresse angeben müssen - über ixi-UMS Enterprise als Fax versendet.

Serienfax für Microsoft Word: Wer die Microsoft Word Serienbrieffunktion kennt, kann mit ixi-UMS auch ganz einfach Serienfaxe erstellen und versenden:  Sie erstellen wie gewohnt ein Word-Dokument als Hauptdokument, verknüpfen dieses mit einer Datenquelle/Steuerdatei und wählen das ixi-UMS Word-AddIn "Serienfax" aus. Dabei werden alle im Hauptdokument angegebenen Felder (wie zum Beispiel Anrede, Vorname, Name, Straße, PLZ, Ort) automatisch personalisiert und die einzelnen Dokumente per Fax an die in der Steuerdatei hinterlegten Faxnummern versendet. Über den jeweiligen Faxversand-Erfolg erhalten Sie einen Versand-Report. 

Sammelbox: Unterschiedliche Dateiformate in einem Fax zusammenfassen. Über die ixi-UMS Client Tools "Sammelbox" können Sie mehrere Dokumente unterschiedlichen Typs - beispielsweise .docx, .xlsx und .pdf - in einem Fax zusammenfassen. Umwandlung und Versand erfolgt am ixi-UMS Server.

Fax direkt aus Outlook Kontakte: Über die ixi-UMS Client Tools Funktion "Fax an Outlook Kontakte" können Sie direkt einen Microsoft Outlook Kontakt auswählen und über das Add-In "ixi-UMS - Fax senden" ein Fax direkt an diesen Kontakt senden. 

Faxpolling und Fax-on-Demand

 

Für die Realisation eines Info-Servers stehen Unternehmen zwei Varianten zur Verfügung.

Faxpolling ermöglicht den direkten Abruf von Faxdokumenten, indem der Anrufer die entsprechende Durchwahlnummer wählt und das gewünschte Dokument auf ein Faxgerät übertragen wird.

Bei Fax-on-Demand kann der Anrufer mittels sprachgeführtem Menü das gewünschte Dokument auswählen und abrufen. Die Auswahl des entsprechenden Menüpunktes erfolgt über DTMF (Tonwahlverfahren).

weitere Informationen finden Sie im Datenblatt ixi-UMS Enterprise Dienste